3.4 Bedrijfsvoering

Door-organiseren en door-ontwikkelen

De organisatie is voortdurend in verandering, door de dynamiek in het openbaar bestuur en de ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt een organisatie die daarmee om kan gaan en kwaliteit blijft leveren.

Lange tijd gold het advies thuis te werken om zo de verspreiding van corona tegen te gaan. Gelukkig kunnen we de thuiswerkadviezen om het virus te bestrijden achter ons laten en zijn we op een kantelpunt beland: van dringend advies om thuis te werken naar de keuze of je naar kantoor gaat of thuis werkt, ofwel hybride werken is een van de vaste werkvormen geworden binnen onze organisatie. Dit vraagt wel om een andere manier van werken, die onze speerpunten samen, snel en bereikbaar ondersteunt. Flexibeler, meer autonomie voor medewerkers, meer op afstand. Werken waar het werk is. Iets wat we willen vasthouden, en blijvend in investeren en faciliteren.

Andere belangrijke thema’s zijn het samenwerken om de complexere opgaven te kunnen realiseren, om kunnen gaan met initiatieven uit de stad, een goede gesprekspartner zijn voor (professionele) belanghebbenden, het college goed kunnen adviseren en het scherp in beeld houden van publieke waarde.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Uitvoering voorop
De ambtelijke organisatie heeft het afgelopen jaar hard doorgewerkt aan het (nog) beter bedienen van alle inwoners  en ondernemers van onze gemeente. Van de 1001 uitvoeringszaken waar onze organisatie mee bezig is, lichten we er hier enkele uit.

1. De komst van een grote groep Oekraïners heeft op verschillende onderdelen binnen onze bedrijfsvoering veel aandacht gevraagd als het gaat om:

• het tijdig mogelijk maken van grote toename van 1 ^ste inschrijvingen;
• invoering van leefgeld voor deze nieuwe groep inwoners snel en efficiënt te implementeren;
• organiseren van spreekuren op locatie;
• het aan het werk helpen van 150 Oekraïners;
• het in sneltreinvaart succesvol uitvoeren van de Hotel- en Accommodatieregeling;
• het opzetten/inrichten Noodopvang Sonjashnik.

2. De huisvesting van statushouders en de uitvoering van de HAR, de invordering van de TOZO en de implementatie van de Wet Inburgering zijn extra taken die in 2022 zijn opgepakt en /of ingevoerd.

3. Door de hoge inflatie en de stijgende energieprijzen was niet iedereen in staat om de energierekening te betalen. De rijksoverheid heeft hiervoor een toeslag in het leven geroepen om mensen die moeite hebben om hun energierekening te betalen een eenmalige energietoeslag uit te keren.  In een relatief kort tijdsbestek heeft de organisatie, met een bereik van 80%,  alle zeilen bijgezet om alle aanvragen van inwoners van Amstelveen en Aalsmeer (zoveel mogelijk) tijdig  te beoordelen en over te maken.

4. Het aantal uitvaarten op Zorgvlied is in 2022 gestegen naar ruim 1000, waar landelijk sprake is van een daling. Ook heeft er voor het eerst in 3 jaar de traditionele Lichtjesavond kunnen plaatsvinden. Tijdens deze avond zijn duizenden bezoekers verwelkomd om hun dierbare te herdenken. Op diverse gedenkplekken waren optredens van een harpiste, een gospelkoor, een pianiste en jonge toneelmakers met kleinkunst.

5. Bij de beheerbedrijven is de jaarlijkse VCA-audit met een positief resultaat

afgerond. In 2022 is ook de nieuwe bedrijfskleding in gebruik genomen en hebben 18 medewerkers de opleiding tot BHV-er gevolgd en afgerond. Door de openstelling van het Afvalbrengstation op zaterdag en zondag  en  de verplichte aanwezigheid van een BHV-er, is uitbreiding van het aantal BHV-ers een logisch gevolg.

Het afgelopen seizoen is er gestrooid volgens de nieuwe geoptimaliseerde routes. De strooitijd is door de optimalisatie en inzet van twee extra voertuigen verkort met gemiddeld 1 uur. Iedere chauffeur heeft in de nieuwe situatie nog maar één route te strooien.

Inwoners en ondernemers kunnen heel snel en makkelijk meldingen, met betrekking tot de buitenruimte, 24/7 doen via de Fixi website of de Fixi app. Het digitale systeem meldingen openbare ruimte zorgt voor een snelle afhandeling: melder krijgt direct bericht (eventueel met foto) van afhandeling op locatie.  

Hierdoor zijn er beduidend minder binnenkomende telefoontjes bij het klantcontact centrum.
Daarnaast wordt gewerkt aan een dashboard met informatie over o.a. het aantal en soort meldingen en hoe lang het duurt voor een melding wordt opgepakt en afgehandeld. Deze
informatie geeft inzicht en de mogelijkheid om nog beter te sturen op het meldingenproces.

Uitvoeringsplan Digitale Transformatie 2022
De gemeente Amstelveen heeft rond de Digitale Transformatie een vierjarig programma ingericht om processen, middelen en medewerkers te transformeren naar de door het Rijk, maar vooral ook door de samenleving gevraagde efficiënte, klantgerichte, digitale dienstverlening.
Ieder jaar wordt een uitvoeringsplan opgesteld dat bestaat uit vier thema’s: samenleving, systemen, processen en mensen.
Afgelopen jaren is een stevige basis gelegd met nieuwe voorzieningen voor het digitaliseren van de werkprocessen. Het afgelopen jaar zijn ruim 70 werkprocessen gedigitaliseerd dan wel geoptimaliseerd. Een belangrijke groep processen die geoptimaliseerd is betreft de subsidieprocessen. In 2022 is verder:

• Voor circa 150 werkprocessen die al digitaal werden afgehandeld de gebruikersomgeving vernieuwd en geoptimaliseerd;
• In het kader van papierloos werken de digitale postkamer uitgerold bij meerdere teams, zodat medewerkers het versturen van papieren post volledig digitaal kunnen uitvoeren;
• Actuele management- en stuurinformatie  beschikbaar gesteld voor het verbeteren van de dienstverlening;
• Ten behoeve van conformiteit aan de AVG wetgeving de resterende verplichte DPIA's op werkprocessen uitgevoerd;
• Het Autorisatieproces voor instroom, doorstroom en uitstroom herzien;
• Het autorisatiemanagement op een hoger niveau gebracht door de uitrol van een nieuw systeem voor het centraal beheren van autorisaties in applicaties, mailboxen en netwerkschijven;
• De gehele organisatie en bestuur voorzien van een nieuwe werkplek op basis van Microsoft365. Dit maakt het mogelijk om veilig en optimaal te kunnen samenwerken, en voldoen we aan de wettelijke eisen van privacy en informatieveiligheid;
• Bij tientallen (project)teams Sharepoint uitgerold om nog beter digitaal te kunnen samenwerken aan documenten.

Informatieveiligheid en privacy
De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) beschrijft de controls en maatregelen die minimaal benodigd zijn om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie(systemen) te waarborgen. Afgelopen jaar hebben we gewerkt volgens het vastgestelde actieplan informatieveiligheid en privacy. Eén aspect hiervan is de uitvoer van zogenaamde DPIA’s (Data protection impact assessment). We hebben ons, vanwege de enorme omvang van dit gebied, op twee sporen gericht. Allereerst hebben alle nieuwe of alle grote wijzigingen in informatiesystemen een DPIA ondergaan. Daarnaast zijn alle verplichte DPIA’s op de bestaande werkprocessen uitgevoerd. Deze zijn onderdeel van een meerjarenplanning. Met behulp van de expertise van onder andere het team openbare orde en veiligheid en de afdeling Automatisering en Informatievoorziening is er een Draaiboek Cybergevolgbestrijding vastgesteld. Hierdoor is de organisatie in staat om in geval van een cybercrisis correct en acuut te handelen. De bestrijding van cyberdreigingen gebeurt daarnaast ook in nauwe samenwerking met de gemeente Amsterdam en de veiligheidsregio.

Het afgelopen jaar heeft Informatieveiligheid en Privacy een belangrijke rol vervuld bij meerdere grote projecten. Zo is er op het gebied van autorisaties en functiescheidingen in 2022 een flinke stap gezet in het borgen van de beveiliging van de toegang door het gebruik van profielen. Positief gevolg hiervan is ook dat het aanvragen en doorvoeren van autorisaties is vereenvoudigd.

Eenduidige normatiek Single Information Audit (ENSIA)
In 2022 vond de jaarlijkse formele onafhankelijke audit plaats op informatieveiligheid. ENSIA heeft tot doel het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten verder te professionaliseren door het toezicht te bundelen en aan te sluiten op de gemeentelijke Planning & Controlcyclus. Deze (gebundelde) audit vindt plaats op een beperkt aantal gebieden, te weten DigiD en SUWInet. Ieder jaar wordt de audit verder verbreed met nieuwe gemeentelijke werkgebieden. In 2022 is deze audit voor de zesde keer op rij succesvol doorlopen. Dit betekent dat de DigiD-aansluitingen en de toegang tot SUWInet voldoen aan de informatieveiligheidseisen van de toezichthouder/ketenpartner.

Doorontwikkeling managementinformatie
De management- en stuurinformatie is in een continue proces van ontwikkeling. Er komen nieuwe dashboards bij en andere worden aangepast / verbeterd.

De afdeling debiteuren stuurt de meeste facturen nu in PDF vorm digitaal door. Daarmee is de hoeveelheid bewerkelijke briefpost sterk teruggedrongen.
Bij crediteuren vragen we wat meer van onze leveranciers, zoals aanlevering van facturen via XML bestanden. De verplichting tot het vermelden van een routecode - die ervoor zorgt dat een factuur meteen aan de juiste afdeling wordt aangeboden - is ondertussen aangekondigd. Daarnaast is een aantal processtappen geautomatiseerd, zoals het inlezen van facturen uit de mailbox.
Met deze verbeterstappen kunnen we de doorlooptijd van het gehele proces verkorten, voor zowel debiteuren als crediteuren.

Aan de voorkant van de processen zijn diverse inleesbestanden opgezet, waarmee uitgaande facturen en te betalen subsidies rechtstreeks ingelezen kunnen worden. Dit scheelt tijd en maakt de foutkans lager.

Eigentijds werkgeverschap
Nadat de Corona-noodzaak voor (gedeeltelijk) thuiswerken is weggevallen, is in 2022 het hybride werken een vaste waarde geworden binnen de organisatie. Medewerkers wiens werk niet aan een locatie is gebonden, hebben nu, rekening houdend met afspraken, vrije keus in waar ze willen werken.

Er is geïnvesteerd in leiderschap, waarbij 'peoplemanagement’ en ‘resultaatgericht sturen’ de twee focuspunten zijn. Alle leidinggevenden zijn getraind in het voeren van lastige gesprekken met medewerkers, ze hebben deelgenomen aan intervisie en er heeft een pilotprogramma plaatsgevonden omtrent het vergroten van eigenaarschap. Ook is de functiewaardering van de teamleiders opnieuw tegen het licht gehouden.

Door de AA-academie is een breed palet aan trainingen georganiseerd, ten einde de competenties van de medewerkers up to date te houden. Om het gesprek over de ontwikkeling van medewerkers te borgen zijn Resultaat- en Ontwikkelgesprekken opgenomen als prestatie-indicator in de afdelingsplannen 2023.

Eigentijds werkgeverschap betekent ook het inspelen op de actualiteiten en ontwikkelingen in de samenleving. Zo worden medewerkers door budgetcoaches ondersteund bij het managen van de gevolgen van de hoge inflatie en energierekening.

Diversiteit en inclusie
In 2022 hebben we verdere stappen kunnen zetten op het terrein van Diversiteit en Inclusie. In samenwerking met een interne klankbordgroep, de NIM (Nederlandse Inclusiviteitsmonitor) en de universiteit van Utrecht is in februari 2022 onder alle medewerkers een enquête uitgezet. 62 procent van de medewerkers heeft de enquête ingevuld hetgeen door de NIM als een goede respons is aangemerkt.

De resultaten van de scans zijn vertaald naar een actieplan dat door de directie is vastgesteld. Concreet betekent dit dat er acties zijn uitgezet aan de instroomkant (inclusief werven) en aan de uitstroomkant (bijv. het in exitinterviews expliciet op zoek gaan naar inclusie gerelateerde vertrekmotieven). Ook zijn er al  tastbare zaken op korte termijn gerealiseerd. Denk hierbij aan het aanbod van de catering, aandacht voor suikerfeest, een thema evenement rondom Diversity Day en een eindejaarspakket naar keuze. Ogenschijnlijk kleinere acties maar essentieel als signaal dat Amstelveen het serieus neemt.

De echte uitdaging ligt op het terrein van inclusie. Het gaat dan om het je thuis voelen in deze organisatie. In hoeverre onze organisatie als inclusief wordt aangemerkt is lastig meetbaar hoewel het NIM-rapport toch bruikbare indicaties heeft gegeven. In 2022 is besloten om voor alle leidinggevenden BIAS-trainingen te organiseren. Deze worden in 2023 onderdeel van het MD-traject. Leidinggevenden hebben een cruciale rol als het gaat om het creëren van een veilige werkomgeving en het aansturen van diverse teams. In 2023 zal de projectfase beëindigd worden en een verankering in de organisatie worden geborgd.

Arbeidsmarkt en inhuur
In 2022 is een toename in het aantal openstaande vacatures ontstaan. Door de krappe arbeidsmarkt ontstaat druk op het loongebouw. We zien een trend dat medewerkers elders meer verdienen en dichter bij huis gaan werken. In 2022 was de uitstroom van medewerkers relatief hoog. Daarnaast zien wij dat enkele specifieke functies heel lastig vervulbaar zijn. Dit is landelijk een uitdaging.

Het actief benaderen van mogelijke kandidaten wordt steeds belangrijker. Daarbij focussen we op de lokale arbeidsmarkt. Een actieve benadering is effectief, maar is ook zeer arbeidsintensief. Een goede Social media aanpak helpt om de gewenste doelgroep te bereiken en is het belangrijk dat wij ons werkgeversmerk in 2023 verstevigen.

Ook is nadrukkelijk aandacht besteed aan het behoud van medewerkers, ten einde de verblijfsduur bij de organisatie te verlengen. Hiervoor is het noodzakelijk gebleken om vaker een arbeidsmarkttoelagen toe te kennen. Dit zal ook in 2023 onverminderd de aandacht hebben. Het kunnen blijven vervullen van vacatures en het behoud van medewerkers leidt tot extra kosten waarvoor binnen de afdelingsbudgetten een oplossing moet worden gevonden.

Inhuur
Ook het vinden van de juiste inhuurkandidaten wordt lastiger, want ook daar is de arbeidsmarktproblematiek voelbaar. Daarnaast zien wij inhuurtarieven stijgen als gevolg van inflatie en cao-aanpassingen. In 2022 is besloten wat meer risico te nemen door veelvoorkomende inhuur om te zetten in extra toegestane formatie. In 2023 zullen wij dit voortzetten.

Verzuim
In 2022 is, als pilot, gestart met een tweetal casemanagers verzuim om de organisatie te helpen om meer grip te krijgen op lopende en nieuwe verzuimdossiers. De inzet van de casemanagers heeft tot doel om het verzuimpercentage te laten dalen en het verzuimproces, de uitvoering van Wet Poortwachter, aan te scherpen. De eerste signalen zijn positief. In 2023 zal de evaluatie plaatsvinden welke ook bepalend zal zijn voor de verzuimaanpak richting de toekomst. Met 5,7% lag het verzuimpercentage in 2022 iets onder het percentage van 2021. Dit percentage is zeker niet laag, maar wel tamelijk veelvoorkomend in de gemeentelijke sector.

Huisvesting
Huisvesting definiëren wij als een moderne reserveerbare flexibele kantooromgeving die toekomstbestendig is voor de groei- en krimpbewegingen van onze organisatie. Een kantoorinrichting die meer en meer is ingericht op ontmoeten en alternatieve wijze van bijeenkomsten en werken. Inmiddels is het gerealiseerde Ontmoetingspark van 1.700m2 een voorbeeld voor vele organisaties (profit en non-profit), blijkend uit de meer dan 50 bezoeken in het afgelopen jaar. Na de modernisering van het kantoorgedeelte van het raadhuis heeft het college besloten de publiekshal een meer eigentijdse en warmere uitstraling te geven. In 2022 is na overleg met de architect en gebruikers van de hal  gestart met de voorbereidingen van de herinrichting . Naast het geven van meer ambiance aan de hal, is ook rekening gehouden met het toegankelijker maken voor minder validen bezoekers. Hiervoor worden enkele balies aangepast en is de blindengeleidenstrook doorgetrokken van buiten naar binnen. Om de beveiliging te optimaliseren zijn er toegangspoortjes geplaatst in het raadhuis die doorgang geven naar de bovenliggende verdiepingen.

De keldervloer in de parkeergarage wordt vanwege noodzakelijk onderhoud gerenoveerd. Het fietsgedeelte is hierdoor fors uitgebreid en aantrekkelijker gemaakt met verschillende stallingsfaciliteiten, prettige verlichting en frisse kleuren. Ook zijn er 20 nieuwe lease dienstfietsen toegevoegd aan de voorraad. Dit alles ter stimulering van het fietsgebruik voor werk-werk en woon-werk verkeer. De 10 elektrische en 10 ‘gewone’ dienstfietsen zijn via een app te reserveren en te ontgrendelen. Dit heeft als voordeel dat medewerkers vanuit huis kunnen inzien of er een dienstfiets of een dienstauto beschikbaar is zodat ze niet met de privé auto naar het werk hoeven te komen.

Accountantscontrole/Rechtmatigheidsverantwoording
Door aanpassing in de landelijke regelgeving zal de accountant met ingang van boekjaar 2023 niet langer oordelen over de rechtmatigheid van de jaarrekening. Vanaf dat moment verantwoordt het college zich rechtstreeks aan de raad over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties die zijn opgenomen in de programmarekening. Het oordeel van de accountant heeft vanaf 2023 enkel nog maar betrekking op de getrouwheid. Oftewel: is de financiële verantwoording een goede weergave van de financiële situatie per jaareinde. In de Management Letter 2022 geeft de accountant aan dat “gemeente Amstelveen met de VIC de juiste stappen zetten om te kunnen komen tot een rechtmatigheidsverantwoording”.

Als aandachtspunt benoemt de accountant in de Management Letter dat beheersmaatregelen in de eerste en tweede lijn meer zichtbaar zouden moeten worden gemaakt zodat systeemgericht kan worden gecontroleerd in plaats van gegevensgericht. Het in de volle breedte doorvoeren van deze aanbeveling van de accountant lijkt voor het college op dit moment niet gewenst. Het ambitieniveau van de accountant gaat namelijk ook gepaard met aanvullende controlelast voor de organisatie en controlekosten. Controle zal voor dit moment veelal gegevensgericht en achteraf blijven plaatsvinden. Daarbij is wel beoordeeld op welke wijze controles efficiënter uitgevoerd kunnen worden. Er wordt bijvoorbeeld meer gebruik gemaakt van data-analyse. Op basis van een risicoanalyse is het afgelopen jaar prioriteit gegeven om de beheersing rondom grondexploitaties nog meer op orde te brengen. Daarnaast zijn stappen gezet om de prestatievaststelling in het sociaal domein (jeugd en Wmo) te kunnen laten plaatsvinden conform de eisen van de accountant.