Afdelingsoverstijgend & opgavegericht samenwerken
De AA organisatie zet stappen in het afdelingsoverstijgend werken, waarbij we de opgaven in de stad centraal stellen. Onze werkcultuur en houding is gericht op de stad en samenwerking met partners en bewoners in de stad. Gemeentelijke processen en systemen die het werk ondersteunen kunnen meer gericht worden op de opgaven. Drie voorbeelden van belangrijke en grote afdelingsoverstijgende opgave zijn de implementatie van de Omgevingswet, de Woo en de Opvang van ontheemden.
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Opgavegericht samenwerken naar de Implementatie van de Omgevingswet
De datum van invoering van de Omgevingswet (Ow) en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) is na vele malen uitstel een feit: 1 januari 2024. De wetgeving houdt een omvangrijke en complexe stelselwijziging in die grote impact heeft op de rol, verantwoordelijkheden, beleids- en regelruimte van lokale overheden en daarmee ook op de lokale gemeentefinanciën. De Wkb betekent ook een verandering van onze rol en verantwoordelijkheid in toetsing en handhaving. Om deze transitie in goede banen te leiden, is binnen de organisatie door betrokken disciplines hard gewerkt om een soepele inwerkingtreding te bewerkstelligen. Een Programmateam, bestaande uit projectleiders, adviseurs, specialisten en ondersteuners, heeft de afgelopen maanden organisatiebreed de verbinding gelegd met de betrokken afdelingen om een goede ‘fundering’ te leggen om bij de uiteindelijke inwerkingtreding goed van start te kunnen.
Tot aan de inwerkingtreding per 1 januari 2024, is veel aandacht gegaan naar de realisatie van het verkorten van de beslistermijnen van 26 naar 8 weken, het inrichten van het nieuwe VTH-systeem, het Omgevingsplan en het aanpassen en inrichten van de bestaande werkprocessen op de Wkb. Ook is gestart met het opstellen van een Omgevingsvisie.
Naast het ontwikkelen van het eerder genoemde randvoorwaardelijke instrumentarium worden medewerkers via een apart leer- en ontwikkeltraject in samenwerking met de AA-academie voorbereid op de veranderingen die de Ow en de Wkb van hen vragen.
Opgavegericht samenwerken naar de Implementatie van de Wet open overheid
In 2022 is gestart met de implementatie van de Wet open overheid (Woo). Deze wet is in werking getreden op 1 mei 2022 en is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur. Het doel van de Woo is een meer transparante en actief openbaar makende overheid. De Woo wordt in verschillende fases uitgerold.
De gemeente Amstelveen richt zich op het werken conform de uitgangspunten van de Woo. De aanpak is erop gericht om informatie vanzelfsprekend en waar mogelijk beschikbaar te stellen, daarbij onduidelijkheden en klachten zoveel mogelijk te voorkomen en Woo-verzoeken met inachtneming van de daarvoor geldende termijnen sneller en beter af te handelen.
Aan de hand van een programmaplan worden projecten en activiteiten uitgevoerd en producten opgeleverd die bijdragen aan het bewust en zorgvuldig omgaan met overheidsinformatie en in dat verband een adequate inrichting van de informatiehuishouding. In 2022 is mogelijk gemaakt om via de website een Woo-verzoek in te dienen. Het afgelopen jaar heeft de organisatie rond de 110 verzoeken ontvangen voor de AA-organisatie. Daarvan is ruim 65% binnen de termijn afgehandeld. Deze verzoeken vragen veel aandacht en capaciteit en leggen hiermee, naast het reguliere werk en de extra opgaven, extra druk op de organisatie.
Tevens is de plaats waar publicaties plaatsvinden verbeterd. Dit gebeurt nu op de pagina Bestuurlijke Informatie Amstelveen, zodat publicaties ook in de toekomst effectief en efficiënt kunnen plaatsvinden. Daarmee hebben we ingespeeld op het bericht vanuit de rijksoverheid dat de ontwikkeling van het landelijke Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) in zijn huidige vorm is stopgezet. Verder is in 2022 een start gemaakt met de ontwikkeling van verschillende instrumenten zoals stappenplannen, handreikingen en trainingen, zodat medewerkers handvatten krijgen om conform de uitgangspunten van de Woo te werken. Wij voldoen door tijdige anticipatie inmiddels al aan veel vereisten van de Woo op het vlak van actieve openbaarmaking.
Opgavegericht samenwerken aan de opvang van ontheemden
Nadat de oorlog in Oekraïne uitbrak eind februari 2022 is een grote vluchtelingenstroom op gang gekomen, ook naar Nederland. In Amstelveen hebben het afgelopen jaar circa 700 – 800 ontheemden uit Oekraïne een veilig tijdelijk onderkomen gevonden. Eind 2022 bood Amstelveen aan circa 700 ontheemden uit Oekraïne onderdak: circa 360 in de hotels Adagio en Ibis, circa 70 in de units Sonjashnik, die speciaal voor de ontheemden uit Oekraïne in Kronenburg zijn neergezet. Daarnaast verbleven nog circa 250 ontheemden uit Oekraïne in de particuliere opvang.
Sinds 1 april 2022 is voor de opvang van ontheemden uit Oekraïne noodrecht ingesteld. Daarmee kregen de burgemeesters in Nederland de verantwoordelijkheid voor de opvang van de ontheemden uit Oekraïne en voor de organisatie van de benodigde voorzieningen voor hen, zoals zorg, onderwijs en maatschappelijke begeleiding.
Naar aanleiding van deze ontwikkeling is binnen de organisatie een Programma Opvang Ontheemden opgezet. Naast de organisatie van de opvang en voorzieningen voor de ontheemden uit Oekraïne voert de programmaorganisatie ook de regie op de benodigde opvang- en huisvestingsvoorzieningen voor andere groepen ontheemden: economisch daklozen, statushouders (waaronder Alleenstaande Minderjarige Vreemdelingen) en sinds het eind van 2022 ook de realisatie van opvangvoorzieningen voor asielzoekers. Die laatste groep is toegevoegd in verband met de Spreidingswet. Doel van de Spreidingswet is de opvang van asielzoekers in Nederland evenredig te verdelen over alle gemeenten.
Dit programma en deze werkzaamheden waren aan het begin van 2022 niet voorzien. Voor de bemensing van het programma is in 2022 circa € 2 mln. uitgegeven aan kosten van locatiemanagement, inzet medewerkers AA-organisatie en (compenserende) inhuur.
Deze kosten worden naar verwachting (grotendeels) gecompenseerd door de rijksbijdragen voor de opvangvoorzieningen voor de ontheemden uit Oekraïne.